Våra beteenden förändras när vi möts digitalt

Vet du vad digital restid är? Här svarar två av våra psykologer på frågor om digitala möten. Inom Psykologpartners Digital psykologi har vi lång erfarenhet av digitala möten och utbildningar och har genom åren hunnit tänka och utveckla våra tjänster efter våra lärdomar och forskning.

Jag samtalade med Sara Herring, leg. psykolog och Johan Edbacken, leg. psykolog och Teamchef som båda jobbar med digital psykologi på Psykologpartners.

Vad händer när vi möts digitalt istället för fysiskt?

Johan: ” Det är lätt hänt att det blir mer fokus på uppgift snarare än relation. Jag skulle säga att ett fysiskt möte ofta blir lite längre, på gott och ont. Men här är det jätteberoende av hur väl förberedd man är. Om deltagarna ser varandra bra, hör varandra bra och är vana vid formatet är det ganska liten skillnad skulle jag säga”.

Sara: ”Man tappar så klart vissa aspekter av kommunikationen när man flyttar över möten från det fysiska rummet till det digitala. Alla små uttryck och signaler vi använder oss av i mötet med andra IRL går inte fram lika tydligt när man möts digitalt.”

” Jag tänker också att ett digitalt möte låter deltagarna träffas på ett mer jämbördigt plan. Alla sitter på “sin planhalva” och fysiska aspekter av en person blir inte lika framträdande som de blir i rummet.”

Johan: ” Ja, det är ju så också att när deltagare syns dåligt på grund av exempelvis motljus, hörs dåligt eller inte alls, eller tittar på sin skärm istället för i kameran, finns också risk att få sämre kontakt med varandra än när man träffas digitalt. Här måste man aktivt anstränga sig för att övervinna de nackdelarna eller; det digitala mötets egenskaper, annars finns en klar risk för sämre möten.”

 Vad skulle du säga är det som skiljer sig mest från ett fysiskt möte?

Sara: ” Helt klart behovet av att ha en bra struktur, eller “mötesetikett”. Det är ju viktigt vid alla möten, men det blir extra påtagligt vid digitala möten.”

Johan: ”Jag tänker att det blir mer formellt. Surret om väder och vind och om bilen går bra sker inte lika spontant.”

Vilka tre saker ska man tänka på vid ett digitalt möte?

Sara:
1. Ha en bra teknisk plattform/lösning på plats. Det gäller även “tillbehören”, som hörlurar och mikrofoner. Dålig teknik kan förstöra ett bra möte! 

2. Mötesetikett och mötesstruktur. Man måste ha en överenskommelse mellan mötesdeltagarna. Exempelvis; Vid ett digitalt möte kan det skapa mer osäkerhet om du till exempel är sen, än vad det skulle gjort vid ett fysiskt möte. Betyder din sena ankomst att tekniken inte fungerar, är det något problem som måste lösas i och med att du inte är med? 

När det gäller mötesstruktur är det exempelvis viktigt att presentera en tydlig agenda med planerade pauser om det är ett längre möte. Människor är mindre benägna att ta en behövlig toalettpaus om de sitter framför en kamera och måste annonsera det i det digitala rummet, jämfört med om de kan smita iväg ordlöst från konferensbordet. Det kan skapa onödig stress som i slutändan påverkar mötet. Sen är det även bra att ha en tydlig ordförande som leder mötet och fördelar ordet för att undvika att deltagare pratar i munnen på varandra, eller att vissa deltagare inte blir hörda på grund av eventuell osäkerhet inför ett nytt medium.

3. Ha backup för om och när tekniken fallerar. Se till att på förhand ha telefonnummer till deltagare och eventuellt andrahandsval av teknisk lösning för digitalmöte som kan sättas igång snabbt. Vi har alla varit med om teknikstrul, och vi kommer alla vara med om fler tillfällen när det inte går som vi tänkt oss. 

Johan:
1. Att man loggar in i god tid före mötet börjar. Räkna det som digital restid. Då alla deltagare tar bort distraktioner på datorn, testar ljud och bild, sätter sig där belysningen är bra osv. Bonustips är att välkomna deltagare 10 minuter före utsatt tid för att surra lite.

2. Uppmuntra alla att delta med kamera på. Personer som inte syns tenderar att ta och få mindre plats. Om man är fler än fem deltagare är det bra om alla stänger av sin mikrofon när de inte pratar. 

3. Om den som leder mötet bara får tänka på en sak så är det att fördela ordet.

4. Ett bonustips är att det helt plötsligt kan bli lättare att variera frekvens och längd på mötena. Din grupp kanske ses länge och sällan i vanliga fall pga restid och logistik? Om ni går över till digitala möten uppstår möjligheten att ses oftare och kortare istället, vilket jag tror kan passa många. 

Finns det några ”mötesfaror”?

Sara: ”Då skulle jag säga att utan struktur kan ett digitalt möte bli mer ansträngande än hjälpsamt, det är en fara”.

Johan: ”Att man ”betar av” mötet istället för att låta det fylla fler funktioner än bara lösa uppgifter. Man kan ju exempelvis jobba med olika former av interaktivitet, pauser och även att variera helgrupp vs mindre grupper under dagen”.

Vi antar ju alltid olika roller i grupp och på möten, hur blir det när man träffas i grupp digitalt?

Sara: ”På ett sätt kan våra olikheter tonas ned när man får delta från sin spelplan. Till exempel kan personer som inte är lika aktiva på fysiska möten känna sig mer bekväma att ta plats. Men det kan även bli tvärtom, att personer som drar sig för att göra sig hörda i normala fall tycker att det blir extra jobbigt när man dessutom ser sig själv i bild och kanske har en viss fördröjning av ljud.

Plus att vikten av turtagning ökar med fler deltagare. Om det är 15 mötesdeltagare kanske man helt får släppa fria diskussioner, och endast jobba med att ställa frågor via chatten och bara slår på mikrofonen när man bjuds in i diskussionen av mötesledaren. Vid färre deltagare är det nog bättre att försöka göra som man brukar.”

Vad kan man säga om skillnaden på möteskvalitet, eller det som kommer ur möten? Är det lika kvalitativt (eller bättre kvalitet?)

Sara: ”Många gånger kan det bli bättre utkomst av ett digitalt möte, mycket tack vare att behovet av struktur gör det lättare att utföra åtgärder och följa upp efter mötet.”

Johan: ”Instämmer! Man kan få mer gjort. Men en kvalitetsskillnad kan vara att man bygger mindre relation. Alltså att resultatet för att lösa problem kan vara samma, men att det finns en risk att exempelvis kreativitet/innovation och relationsbyggande försämras om man inte aktivt jobbar med det.”

Är det här ett forskningsfält som är i uppåtgång?

Sara: ”Jo, men det måste man säga. Tänk på hur stor plats det digitala rent allmänt har idag inom arbete, skola, universitet och hälsa (https://div.socialstyrelsen.se/det-har-ar-e-halsa). Om man gör en sökning på orden “digital” och “meetings” på Google Scholar (söktjänst för vetenskapliga artiklar) ger det ett resultat på 1 160 000 artiklar.”

Hur tror du att den här perioden med pandemin kommer påverka digitaliseringen hos individer och arbetsplatser?

Johan: ”Det accelererar utvecklingen något oerhört. Processer som legat i pipen i flera år drivs nu på och genomförs på dagar eller veckor! Den digitala mognaden kommer att ha ökat på ett sätt som jag inte tror vi har sett tidigare.  Arbetsplatser som tidigare inte tvingats träffa kunder, hålla digitala möten eller delta i digitala utbildningar lär sig det nu. Jag tror att det kommer leva kvar och att vi både kommer bli mer vana och ha högre förväntan på digital tillgänglighet efter pandemin.”

Sara: ”Håller med och det kommer att tvinga både arbetsplatser och individer att snabba på sina digitaliseringsprocesser. Den kanske även kommer att hjälpa oss förstå vilka möten som är på riktigt nödvändiga, och hjälpa oss att förbättra vår mötesetikett och struktur!”

Johan: ”Sen ska man nog reflektera lite, det kan finnas en anledning att man vill skynda långsamt med att införa nya metoder och arbetssätt.”

Tror du att vi kommer ha ett annat förhållningssätt till hur vi arbetar efter pandemin (var man förlägger sitt arbete, vilka verktyg man använder)?

 Sara: ”Tack vare att vi har varit tvungna att bekanta oss med nya verktyg (digitala mötesplattformar, föreläsningsverktyg etc) kommer vi i fortsättningen att vara mer bekväma att använda dessa, och få en större “beteenderepertoar” vad gäller hur vi utför våra arbetsuppgifter. Det kommer bli spännande att följa!”

Vill du läsa mer om vad vi gör kring digital psykologi, läs mer här!

/Marina Krig, Psykologpartners.